Terminplanung für Spielgruppen
Regelmäßige Treffen organisieren
So bleibt eure Spielgruppe dauerhaft aktiv
Viele Spielgruppen starten motiviert – und schlafen nach ein paar Monaten ein. Warum? Meistens liegt es nicht am Spiel. Sondern an der Organisation.
Die 5 Erfolgsfaktoren für regelmäßige Treffen
1. Fester Rhythmus
Zum Beispiel:
- Jeden zweiten Freitag
- Jeder erste Samstag im Monat
- Immer der letzte Sonntag
→ Regelmäßigkeit schafft Gewohnheit.
2. Planung im Voraus
Plane mehrere Termine im Voraus. Das erhöht Verbindlichkeit und Planbarkeit.
Praxis-Tipp: Lege die nächsten 3-4 Termine gleichzeitig fest, statt jedes Mal neu zu diskutieren.
3. Klare Rollenverteilung
Bestimme:
- Einen Terminverantwortlichen – Koordiniert die Abstimmungen
- Ggf. einen Gastgeber – Bei wem wird gespielt?
- Ggf. einen Spielleiter – Für Pen & Paper Runden
→ Klare Zuständigkeiten vermeiden Chaos.
4. Transparente Kommunikation
Alle Informationen gehören an einen Ort:
- Datum
- Uhrzeit
- Ort
- Spiel
- Teilnehmerliste
→ Keine verstreuten Infos in mehreren Chats.
5. Erinnerungen nutzen
Automatische Erinnerungen reduzieren No-Shows deutlich.
Gerade bei vollen Kalendern ist das entscheidend.
Beispiel: 3 Tage vor dem Termin eine Erinnerung – das reduziert spontane Absagen um bis zu 70%.
Warum viele Gruppen scheitern
- ❌ Keine Struktur – Jeder wartet, dass jemand anderes plant
- ❌ Keine Verbindlichkeit – „Vielleicht" ist keine Zusage
- ❌ Spontane Planung – Führt zu Absagen und Frustration
- ❌ Zu viele Diskussionen – Endlose Chats ohne Ergebnis
Mit einem klaren System passiert das nicht.
Vergleich: Spontanmodus vs strukturierter Rhythmus
| Thema | Spontanmodus | Mit SpielTermin |
|---|---|---|
| Verlässlichkeit | wechselhaft – abhängig von Stimmung | hoch – fester Rhythmus |
| Aufwand | ständig neu – jedes Mal Diskussion | einmal aufsetzen – dann automatisch |
| Kalenderklarheit | unklar – „irgendwann nächste Woche" | klarer Eintrag – fest im Kalender |
| Motivation der Gruppe | sinkend – Frust über Planung | steigend – Fokus auf Spiel |
Fazit
Regelmäßige Treffen brauchen Struktur – aber keine komplizierte Organisation.
Mit dem richtigen Planungsansatz bleibt eure Gruppe aktiv, motiviert und organisiert.
FAQ – Regelmäßige Treffen
Wöchentlich oder flexibel?
Beides ist möglich – wichtig ist Klarheit. Wöchentliche Treffen schaffen starke Gewohnheiten, flexible Termine alle 2-4 Wochen sind auch gut.
Wann lohnt sich Automatisierung?
Sobald ihr regelmäßig spielt und nicht jedes Mal von vorn planen wollt. Ab 3+ regelmäßigen Treffen macht Automatisierung absolut Sinn.
Was, wenn Leute aussteigen?
Transparente Kommunikation hilft. Sprecht offen an, wenn jemand weniger Zeit hat. Lieber eine kleinere, aktive Gruppe als eine große, inaktive.
Wie halte ich die Motivation hoch?
Klare Struktur + wenig Organisationsaufwand + Fokus auf das Spiel = hohe Motivation. Wenn die Planung nervt, sinkt die Lust zu spielen.
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